Välkommen till Ordningskonsultens expertkolumn i Lokaltidningen, som ingår i HD Sydsvenskan och Bonnier News!
Varje vecka svarar jag på frågor som har med ordning och struktur att göra. Ibland slänger vi in lite inredning, design och styling också, eftersom det är något jag också arbetar med.
Hur röjer, rensar och organiserar vi? Hur skall jag strukturera mitt digitala liv? Vad gör jag med allt Lego? Vad kan jag göra åt faktumet att jag alltid glömmer bort och kommer för sent? – dessa är några av frågorna vi kommer att ta upp.
Har du en fråga? Skriv till mig här, så kommer kanske just ditt problem att tas upp!
Här kommer veckans fråga!
Hej!
Jag behöver lite tips att implementera på jobb. Våra möten (allt mellan 3 och 12 personer) är ofta röriga, vi drar över tiden, folk kommer för sent, osv. Att vi dessutom har varit tvungna att göra det mesta digitalt det senaste året har inte hjälp.
Tack,
Eric W.
Svar:
PLANERING är ordet här. Någon skall vara ansvarig för mötet och ha satt en agenda. Agendan skall vara realistisk, alltså inte tro att man kan plöja igenom 10 viktiga punkter på 20 minuter. Då är det bättre att dela upp på flera olika möten, med specifika inriktningar. Bjud bara in dem som faktiskt behöver vara på det mötet, så de inte känner att de stressar till något som inte riktigt har med dem att göra.
Mötet skall föras in i allas kalendrar, med bufferttid både före och efter. Boka inte in längre tid än vad som behövs och helst inte hela timmar – t.ex. 45 min istället för en timme. Dels är det lättare att fokusera med kortare möten med en klar agenda att följa, dels får man den där buffertstuden att kanske hinna till nästa möte, eller att hinna skriva ner och/eller utföra det ni pratade om på mötet. Glöm heller inte att sätta upp påminnelser inför mötet. Jag antar att ni använder er av digitala, delbara kalendrar? En påminnelse som dyker upp 10 timmar innan och en annan 15 minuter innan brukar fungera bra.
Har ni någon person som ändå konsekvent är sena, är det en bra idé att prata med dem om hur ni kan hjälpa den personen att komma i tid. Det kanske har mycket i sitt liv just nu, eller har stora utmaningar med att hålla sig organiserad. Ha gärna ett speciellt möte där ni pratar just om detta, hur ni kan bli bättre på det, för allas skull. Ni kommer att spara tid, spara pengar och stressa mindre, så ett eller två extra möte med detta specialtemat kan det ju vara värt!
Tänk på att o-organisering är bara uppskjutna beslut.
Du har helt enkelt inte bestämt dig för var den där (fysiska, digitala eller tidsrelaterade) saken hör hemma.
