Här kommer några snabba tips om hur du håller koll på din tid:
Kolla bara email några gånger under dagen. Absolut inte direkt på morgonen, det är det minst produktiva du kan göra. Inte ens kika på det, bara för att kolla om där är något kritiskt. Om det är så kritiskt så kommer de och hittar dig, eller ringer. Sätt gärna upp en påminnelse i kalendern att kolla mailen.
Om du tänker på det, så är email andra människors agenda. Det är saker andra människor vill ha från dig. Om du startar dagen på ett reaktivt sätt, är det svårt att återta kontrollen och var proaktiv istället. Reservera den första timmen av dagen för det mest kritiska och det som kräver koncentration.
Och tänk på att detta gäller social media också! Inget kikande på Facebook, Instagram osv förrän du har kunnat fullt koncentrera dig på det viktigaste i en timme. Ofta använder man det som en undanflykt, när man vet att man måste ringa ett speciellt samtal, eller något annat man inte ser fram emot. “Öhhh, måste bara kolla mina emails först…”
Där kommer vi in på en annan effektivitetssak. På engelska kallas det för “Eat the frog” – att se till att ta hand om de viktigaste eller mest fruktade sakerna – dem man ofta drar sig för att ta tag i – direkt på morgonen. Om du äter grodan direkt på morgonen, kan du gå igenom resten av dagen med tillfredsställelsen att det förmodligen var det värsta som händer under dagen.
Gör du inte det tar det energi från dig och det hänger över dig hela dagen. Något annat viktigt dyker sen upp och så pushas det där samtalet fram till imorgon. Vad som händer nu är att så fort du vaknar imorgon, så är du stressad och har dåligt samvete för att du inte fick det gjort igår. Det är inte lätt att bryta mönstret, men det är värt det! Det gör att du startar din dag med en känsla av att du har gjort en bra insats. Ät grodan!
Stäng av alla larm och pling när nya mail kommer in. Det stör dig i vad du håller på med just nu och det tar tid och mental kraft att ta sig tillbaka dit igen efter avbrottet.
